Práctica 2: Google Docs

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es una herramienta útil para los docentes porque es un conjunto de productos que te permite crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos. Todo online y de forma gratuita.

Lo primero que tenemos que hacer es entrar en “Google” y poner en el cuadro de búsqueda “Google Docs” y poner el segundo enlace, como se visualiza en la figura 1.

Figura 1: Buscador Google.

Una vez cliqueado sobre la segunda opción, podemos observar en la figura 2, aparecerá la página principal de Gmail, deberás de introducir tu cuenta y contraseña y darle a la opción “Iniciar sesión”.

Figura 2: Iniciar sesión en Google Docs.

Una vez ya dentro de la página principal de Google Docs, podemos ver las partes más importantes del entorno de Google Docs que a modo resumen se muestra en la figura 3.

Figura 3: Página principal de Google Docs.

En la figura 3, podemos observar que en la parte que está señalada con un círculo rojo, aparecerán todos los documentos creados en Google Docs, tanto como presentaciones, formularios, etc. Si quieres modificar o ver cualquier documento, presentación, etc. que hayas realizado anteriormente das clic sobre él.

LA OPCIÓN CREAR

En esta opción que está situada en la parte superior izquierda como vemos en la figura 3, existen diversos tipos de documentos de Google Docs como:

• Documento
• Presentación
• Hoja de cálculo
• Formulario
• Dibujo
• Tabla (beta)
• Colección

Este icono tiene como función subir a la plataforma de Google Docs documentos realizados en tu propio PC como: archivos, comprar más almacenamiento y habilitar la subida de carpetas. Esta situado el icono en la parte superior izquierda de la pantalla, como podemos ver en la figura 3.

A continuación explicaremos la creación de un documento, ya que es el más usado frecuentemente de todas las opciones que nos presentan en la opción “Crear” es el de documento.

CREAR UN DOCUMENTO

1º Paso:

Le damos a la opción “Crear” y cliqueamos en “Documento”.

Seguidamente te saldrá lo que observamos en la figura 4, un documento que se utiliza con las mismas funciones que un Word normal.

Figura 4: Opción Documento.












Al documento le asignaremos un título del trabajo que hemos redactado en la parte central de la figura 4.

Podemos observar en la figura 5, que en la parte superior hay una barra de herramientas con distintas opciones, (las opciones que vemos en la barra de herramientas tiene el mismo funcionamiento que la del Word normal) señalada con un rectángulo negro. 

Figura 5: Documento.

Descargar archivo como…

Por otro lado, la barra de herramientas señalada con un rectángulo rojo en la figura 5, damos clic a “Archivo” y vemos visualizado en la figura 6, que nos sale varias opciones, de todas las que hay damos clic a “Descargar como…”, y a continuación puedes elegir como descargar el archivo:

• Microsoft Word (.docx)
• Formato OpenDocument (.odt)
• Formato de texto enriquecido (.rtf)
• Documento PDF (.pdf)
• Texto sin formato (.txt)
• Página web (.html, comprimido)

Figura 6: Archivo en el documento.









Otras opciones son: 

Nuevo (nuevo documento), abrir (un documento que queramos), cambiar nombre (cambiar el nombre al documento), crear una copia (crear una copia del documento), el idioma (establecer el idioma que queramos) e imprimir (imprimir el documento).

Publicar en la web…

Cómo vemos en la figura 6, está la opción de “Publicar en la Web…”, damos clic en ella y nos aparecerá lo que se visualiza en la figura 7, una pantalla que debemos cliquear en “Iniciar la publicación”.

Figura 7: Publicar en la Web.

Después cliqueamos a “Aceptar” en un mensaje que nos dice, si estamos seguros de publicar este documento. 

En la siguiente pantalla como observamos en la figura 8, aparece un código, el cual debemos copiarlo y pegarlo en el blog, en el gadget “HTML Javascript”.

Figura 8: Código.

Configuración de página

En la figura 6, la otra opción que podemos realizar es la de “Configuración de página”. Observamos en la figura 9, podemos modificar a nuestro gusto la orientación de la página, los márgenes, el tamaño del papel y el color de la página. Una vez modificado cliqueamos a “Aceptar” para que nos guarde los cambios realizados.

Figura 9: Configuración de página.

Enviar correo electrónico a los colaboradores o por archivo adjunto

Como vemos en la figura 6, otra opción en “Archivo” es la de “Enviar correo electrónico a los colaboradores”. Podemos observar en la figura 10 que pasos hay que realizar para la configuración para compartir. 

Figura 10: Configuración para compartir.

En esta opción podemos compartir el documento con otro usuario mediante esta opción o enviarlo mediante la opción de “Compartir”, señalada en la parte superior derecha con un círculo negro. El funcionamiento de las dos opciones es el mismo.

Podemos compartir el documento a través de Gmail, Google+, Facebook y twitter.

Por otro lado, puedes configurar la privacidad del documento, como aparece en la figura 10, señalado con un rectángulo verde en la parte superior, cliqueas a “Cambiar…”. Y puedes elegir que sea el documento privado, público en la Web o que cualquier usuario reciba el enlace. Eliges la opción que quieras y le das a “Aceptar”.

Otra opción es la que aparece con un rectángulo azul en la parte inferior, aquí podemos elegir quien tiene acceso al documento, añadiendo el correo electrónico de la gente que quieras que pueda tener acceso a este documento. También en la parte derecha puedes elegir los poderes que puede hacer esa persona con tu documento: editar, ver sólo o puede comentar el documento, el más usado es el de editar.

Por último vemos en la figura 10, en la parte superior un enlace destacado en color azul, aquí hay que copiar y pegar el enlace en el correo de la persona con la que queramos compartir el documento, para que así se pueda compartir.

Una vez realizado todos los pasos anteriores le das a la opción “Guardar y compartir”

Enviar correo electrónico como archivo adjunto

Podemos visualizar en la figura 11, los pasos que hay que realizar para enviar un correo adjunto.

Figura 11: Enviar correo electrónico como archivo adjunto.

Los pasos son los siguientes:

• Eliges en “Adjuntar como” el tipo de documento.

• En “Para” el correo de la persona que quieres que reciba el documento.

• En “Asunto” el título del documento o algo referido al documento.

• En la opción mensaje, puedes o no añadir un comentario. Y debajo de éste, vemos que pone "Enviarme una copia”, aquí si quieres recibir una copia cliqueas sobre el cuadradito.

• Finalmente le das a “Aceptar” y ya se le habrá enviado a dicha persona el documento.

OPCIÓN COMENTAR

Ahora damos paso a la opción “Comentarios” en la página del documento en la parte superior derecha, como vemos en la figura 12 y nos sale otra pantallita dónde pone “Notificaciones” y “Comentar”, le damos clic a “Comentar”.

Figura 12: Opción comentarios.

Al darle a “Comentar” nos saldrá la siguiente pantalla, como se puede demostrar en la figura 13.

Figura 13: Opción comentar.

Añades el comentario que quieras poner y te saldrá la siguiente pantalla, como se muestra en la figura 14.

Figura 14: Comentario realizado.






En esta opción puedes hacer como una especie de chat con tus amigos agregados.

CREAR UNA PRESENTACIÓN

Para crear una presentación te vas a la página principal de Google Docs y le das a la opción “Crear” en la parte superior izquierda. Una vez cliqueado en crear le das a “Presentación”. Te saldrá una pantalla donde puedes elegir el diseño de la presentación, eliges el que quieras y le das a “Aceptar”.

La funcionalidad de la presentación es la misma que la de Power Point.

Figura 15: Presentación.

Observamos en la figura 15 en la parte superior izquierda, vemos que está señalada con un rectángulo negro una barra de herramientas. Ésta tiene la misma funcionalidad que la de un Power Point como ya he dicho anteriormente. En esta barra tiene varias opciones a realizar que son las siguientes:

• Archivo
• Editar
• Ver
• Insertar
• Diapositiva
• Formato
• Disponer
• Etc.

Que en cada una de ellas, si cliqueamos aparecen otra serie de opciones a realizar en la presentación.

También hay otra barra de herramientas señalada con un rectángulo rojo justo debajo de la anterior, en ésta podremos realizar:

•  Cambiar el tipo de letra, el color, la forma, etc.

• La alineación del texto e imagen que insertemos.

• Deshacer y rehacer los cambios efectuados en la presentación.

Este icono cuya función del + es añadir otra diapositiva a la presentación y el de la flecha, su función es que puedes elegir los diferentes diseños que te aparecen para la diapositiva de tu presentación. Este icono aparece en la barra de herramientas señalada con un rectángulo rojo en la figura 15.

En la figura 15 en la parte superior derecha, vemos señalado con un círculo verde la opción “Iniciar presentación”. Esta opción sirve para comprobar si hemos realizado bien los pasos de la presentación y ver como se ha quedado el resultado final de la presentación.

CREAR UN FORMULARIO

La creación de un formulario es muy interesante para los futuros maestros ya que puedes realizar encuestas o exámenes de auto-evaluación.

Para crear un formulario volvemos a la página principal de Google Docs y le das a la opción “Crear” en la parte superior izquierda. Una vez cliqueado en crear le das a “Formulario”. Te saldrá una pantalla donde deberás de dar a la opción “Crear”.

Seguidamente te aparecerá una pantalla en la que debes introducir el título del Formulario y tema. En diseño puedes elegir entre una amplia gama, el diseño que prefieres para tu formulario. En este caso haremos clic al de “predeterminado”. Una vez realizado los pasos anteriores le das clic a “Aceptar”.

A continuación te aparecerá la siguiente pantalla, mostrada en la figura 16.

Figura 16: Creación de un formulario.

Como vemos en la figura 16, haya que asignarle un título al formulario. En "tipo de pregunta” al lado tenemos la opción de “Tipo test”, cliqueas sobre ella y te aparece diferentes estructuras para realizar un formulario: cuadrícula, tipo test, fecha, hora, etc. Justo abajo señalado con un cuadrado rojo son las respuestas del test.

Por otro lado, señalado con un cuadro verde, vemos en la figura 16, tres tipos de opciones: modificar, duplicar formulario y eliminar.

Una vez realizado todos los pasos para rellenar el formulario como muestra en la figura 16, cliqueamos a la opción “Ok” y no aparecerá la siguiente pantalla, mostrada en la figura 17.

Figura 17: Vista del formulario.







En la figura 17, vemos como se nos ha quedado la pregunta de test que hemos realizado anteriormente. Podemos observar que la opción “Añadir elemento” está señalada con un rectángulo negro, esta opción sirve para añadir otra pregunta al test.

Una vez visto como se nos ha quedado el formulario cliqueamos a la opción “Enviar formulario”.

A continuación te aparecerá la siguiente pantalla, mostrada en la figura 18.

Figura 18: Enviar formulario.






Aquí deberás de añadir el enlace del formulario, cuyo formulario lo puedes compartir a través de Google +, Facebook y twitter. Además de enviar formulario por correo electrónico a las personas que quieras que lo reciban. Terminado los pasos le das clic a la opción “Ok” y el formulario habrá sido enviado.

Una vez enviado el formulario, Formularios de Google empezará a recopilar las respuestas que recibas. Se te pedirá que elijas como almacenar estas respuestas, que podrás definir esta opción en cualquier momento durante la edición del formulario, haciendo clic en el botón “Seleccionar destino de las respuestas” de la barra de tareas que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla, como vemos en la figura 18.

Figura 18: Barra de herramientas del formulario.

FIN DEL FORMULARIO

Terminado el tutorial de Google Docs, habrás comprobado que es una herramienta útil para compartir tus documentos con la gente que tú quieras y poder trabajar con tus compañeros de una forma más rápida y cómoda a la vez, debido a que tiene la misma barra de herramientas que nuestros archivos normales (Word, Power Point). 

¡¡¡Por lo tanto anímate y únete con nosotros en GOOGLE DOCS!!!